コラム：やじうまミニレビューセキセイ「ドキュメントスタンドカード」

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やじうまミニレビュー
セキセイ「ドキュメントスタンドカード」

～ひたすら貯めてスキマ時間に整理。名刺管理の新たな選択肢

Reported by 本誌：伊藤大地

セキセイ「ドキュメントスタンド　カード」

　名刺の整理は、ビジネスマンにとって悩ましい問題だろう。

　ビジネスマン向けの雑誌などではよく、「使わないもの以外は捨ててしまえ!」と書かれていたりするが、まぁそれができれば苦労はしない。ドキュメントスキャナやデジカメでデジタルデータにして持ち歩く、という技もよく見かけるが、そもそもスキャンしたり、撮影するのが面倒だ。ファイルの整理やネーミング規則など、維持管理に必要な労力が大きすぎる。結局、「今日はとりあえず忙しいから明日やろう……」といって、着実に未処理の名刺が溜まるのがオチだ。アナログな整理では、名刺に穴を開け、回転式のバインダーで保存するローロデックスが有名だが、これは持ち歩きがきかないので、外出の多い私には向かない。

　結局私の場合は、時系列順にクリップでまとめ、引き出しに放り込んでいるだけ。よく連絡する必要のある人はケータイの電話帳に登録して使っている。問題は、頻度は決して低くないのだが、ケータイに登録する手間は面倒、といういわゆる「Bクラス」の名刺と、まだ知り合ったばかりだが、これからつきあいがどうなるか見極めたいという「未分類」のものだ。この2つは、コストをかけて管理はしたくないが、アクセスはよくしておきたい。そんなことを考えながら丸善を歩いていて、見つけたのがこのセキセイの「ドキュメントスタンド　カード」だ。メーカー希望小売価格は630円。同額にて丸善で購入した。


ゴムバンドを外すとアコーディオン形のケースが広がる。普段はこの状態で、デスクの上に置いて使えばいい	マチは約20cm。なかなかの収容力だ	分類用のタブは12個付いている

　この製品は、一言で言うと、折りたたんで持ち歩ける名刺ボックスだ。

　名刺の整理は、煎じ詰めれば「ストック」と「フロー」の問題だと私は思っている。具体的に言えば、出会った人から名刺を頂き、その重要度を測り、いらないものは捨てる、という作業の「フロー」と、重要なものをいかに保存し、参照するかという意味での「ストック」だ。これは、デジタルであろうとアナログであろうと、基本的には変わらない。

　たとえば、デジタルスキャンやローロデックスの場合、ストックするのに手間がかかるのでフローの作業をいかに継続して行えるかが問題になる。一方で、私がやっているように、「引き出しに放り込む」式だと、整理する積極的なモチベーションがなく、ひたすらストックするだけになるので、時間が経てば経つほど不要な名刺が溜まり、いらない情報ばかりのストックになってしまう。

　そこでこの製品だが、「持ち運びながらストックし、スキマ時間にフローできる」点が良い。オフィスのデスクなどではアコーディオン型のケースを広げて使い、社名順や氏名の順にただ名刺を放り込み、ストックしていく。ここまでは「引き出し式」と同じだが、違うのはここから。この製品の特徴は、アコーディオン型のケースを折りたたむと、名刺ケース程度の大きさになる。出かける時には、折りたたんでゴムバンドで泊めてカバンの中に放り込めばよい。そして、電車の中や人を待っている間など、スキマ時間を使って、明らかに使わない名刺をケースから取り出して「フロー」させれば良いのだ。もちろん、出先で名刺をもらったら、そのままケースに入れればいい。アコーディオン形のケースは広げると25cmくらいまでマチが伸びるので、膨大な人数の顧客を相手にする営業マンでもなければ、収納力に問題はないだろう。


このゴムでファイルをまとめる	ケースのサイズは125×85mm(幅×高さ)。一般的な名刺ケースよりひと周り大きい	名刺を25枚入れた状態でたたむと25mmくらいの奥行きがあった

ケースのみの重量は実測で62gだった

　引き出しやローロデックスと違い、ストックできる数に限りがあるので、かならずどこかの段階で整理をしなければならないが、それが逆にいい。引き出しやローロデックスでは、なぜ整理できなかったかといえば、それは、いくらでも入れられるからだ。数に限りがあるからこそ、整理する。整理するからケースは常に「精鋭」とその予備軍が揃った、無駄のないデータベースになる。しかもその整理は、外出先でスキマ時間に行える、といった具合に、とにかく合理的なのだ。個人的には、スキャンしたデータの訂正入力をチマチマやったり、ケータイに1つ1つ地味に入力する気には、もうならない。630円ならば、とりあえず試してみようという気にもなるものだ。名刺整理に悩んでいる人に、一度試してもらいたい製品だ。

■URL
　セキセイ株式会社
　 http://www.sedia.co.jp/

2008/06/18 00:03